Jak správně svolat schůzi v bytovém domě

Špatně svolaná členská schůze společenství vlastníků jednotek nebo bytového družstva může představovat problém do budoucna. Závěry, které ze schůze vzejdou, můžou být kvůli špatné pozvánce neplatné. Ne nadarmo se tak říká, že pořádek dělá přátele.
Shromáždění nebo členskou schůzi je potřeba svolat formální pozvánkou přesně podle stanov. Kromě místa, času a programu v ní musí být i podklady k jednotlivým návrhům, případně alespoň informace, kde jsou dané podklady k nahlédnutí (např. projekt rekonstrukce výtahu).
„Pokud chcete v domě pořádek, je potřeba začít od pořádku v „papírech“. Kverulanti se totiž často chytají za stéblo drobné chyby při svolání schůze, která dopadla proti jejich zájmu. To může BD či SVJ stát mnoho peněz a energie,“ říká provozovatel webu DostupnyAdvokat.cz Ondřej Preuss. Naopak v některých případech podle něj ani bezvadná dokumentace nezakryje vnitřní nepravosti v situacích, kdy si výbor společný majetek de facto „zprivatizoval“. Jen je potřeba vědět, na co se dívat.
Pozor na neformální přístup
„V praxi jsme se setkali se sympatickým panem Jiřím. Ten jako předseda pražského SVJ svolával v malém kolektivu sedmi jednotek schůze neformálně po telefonu. Obrátil se na nás však jednou s tím, že mu nový soused poslal dopis zpochybňující všechny závěry z poslední schůze, i když s nimi všichni kromě něj souhlasili,“ popisuje Ondřej Preuss. Doporučili mu tedy, aby schůzi raději svolal znovu už s formální pozvánkou a do té doby rozhodnutí pozdržel. Neformálně svolaná schůze bez jakéhokoliv záznamu by totiž skutečně mohla být úspěšně napadena.
Obdobný případ řešil advokát Preuss v jednom severočeském společenství vlastníků. Výbor ovládaný místním stavebním bytovým družstvem „válcoval“ sousedy natolik, že nedbal formalit v pozvánce ani v zápise ze schůze a prosadil předražené služby a nevýhodné stanovy. „Nám se však podařilo u Krajského soudu v Ústí na Labem danou zpackanou schůzi napadnout a nevýhodné stanovy zrušit. To přesto, že nejnovější judikatura Nejvyššího soudu i dalších soudů je vůči napadání schůzí společenství velmi rezervovaná a spíše schůzi ve většině případů podrží,“ vysvětluje Preuss.
Jak se to dělá správně?
Shromáždění se musí konat alespoň jedenkrát ročně a svolává se pozvánkou. Ta musí být samozřejmě řádně zaslána všem členům SVJ, přičemž ve stanovách je možné určit, jakou konkrétní formou. Může to být např. i e-mailem nebo smskou (u těch členů, kteří tyto kontaktní údaje poskytli, ostatním se zašle poštou). Nicméně nejlépe je to raději učinit ještě pozvánkou, která se vhodí do schránky a vyvěsí v domě na dostupném místě na nástěnce v přístupové chodbě.
Stanovy mohou určit přesnou lhůtu na rozeslání písemné pozvánky. Pokud ji neurčí, musí se shromáždění svolat 30 dnů přede dnem jeho konání. „I když není termín dodržen, z rozhodnutí soudů plyne, že to nemusí být nutně důvod pro zrušení celé schůze, pokud se stěžovatel stejně shromáždění řádně účastnil,“ dodává Ondřej Preuss z webu DostupnyAdvokat.cz.
Pokud k pozvánce nejsou připojeny podklady týkající se programu jednání, je svolavatel povinen umožnit každému vlastníku jednotky včas se s nimi seznámit. Možné je přiložit všechny podklady do e-mailu, případně je nechat u předsedy a poskytnout na vyžádání. Netisknou se tak kvanta papírů, a přesto se dodrží litera zákona.
V pozvánce by tedy vždy měla být alespoň informace, kde nebo u koho jsou dané podklady k nahlédnutí. Na schůzi se pak musí z těchto podkladů vycházet. Není možné rozhodovat o jiných. Z pozvánky musí být také zřejmé místo, čas a program jednání.