Zásadní roli v každé stavební zakázce hraje efektivní řízení poptávek subdodavatelů. Na jejich výběru závisí nejen cena a termíny, ale i průběh realizace projektu. Jaké nejčastější problémy mají firmy při tendrování? A jak je vyřešit pomocí moderních nástrojů?
Proces poptávání subdodavatelů bývá náročný, firmy při něm narážejí na řadu překážek. Hlavním kamenem úrazu bývá chybovost a neefektivita – subdodavatelé posílají podklady v různých formátech, nejčastěji v excelových tabulkách, v PDF formátu nebo dokonce jen tak na papíře, a tak ruční zpracování nabídek je časově velmi náročné, a hlavně náchylné k chybám. Komplikované je i samotné srovnání nabídek.
Potíž bývá i v tom, udržet si přehled o stavu všech rozeslaných poptávek a přijatých nabídek. Často chybí jednotný systém, kde by bylo jasně vidět, kdo byl poptán, kdo už odpověděl a jakou nabídl cenu. Navíc bez pečlivé evidence poptávání je obtížné sledovat historii spolupráce s jednotlivými firmami, jejich spolehlivost či ceny, které nabízely v minulosti.
AUTOMATIZACE POPTÁVEK
Moderní nástroje, které pomáhají vyhodnocovat poptávky ve stavebnictví, dokážou výše uvedené problémy vyřešit. Jedním z pokročilých softwarů je systém euroCALC. Jde o komplexní systém pro rozpočtování a řízení nákladů staveb, který obsahuje unikátní funkce pro správu poptávek subdodavatelů a vyhodnocování jejich nabídek. Nasazením takového nástroje lze proces poptávání zefektivnit a automatizovat: „Systém euroCALC umožňuje variabilní rozložení poptávky, lze vytvořit samostatné poptávky pro jednotlivé části rozpočtu. Zakázku tak můžete rozdělit do balíčků, jako jsou například projektová dokumentace, monolity, okna, dlažba, nebo zakázku rozčleníte po jednotlivých řemeslech,“ uvádí Michal Špoljarič, obchodní zástupce společnosti Callida.
Pro snadnější porovnání nabídek se osloveným firmám zasílá zadání ve standardizovaném formátu (tzv. slepý rozpočet), a v tomto formátu své nabídky firmy posílají zpět. Díky tomu může hlavní dodavatel nabídku načíst do systému, automaticky porovnat s ostatními a na pár kliknutí přenést oceněné položky do rozpočtu. Odpadá tak pracné přepisování a minimalizuje se chybovost.
„Další nespornou výhodou systému euroCALC je rychlé a přesné porovnání nabídek. Jakmile subdodavatelé odešlou své naceněné položky, systém je přehledně zobrazí vedle sebe v tzv. cenovém zrcadle. Přípravář tak na první pohled porovná ceny jednotlivých subdodavatelů a filtruje podezřele vysoké nebo nízké položky,“ dodává Michal Špoljarič.
VRÁCENÍ CEN DO ROZPOČTU
Velkou výhodou je rovněž přímé propojení poptávek s hlavním rozpočtem zakázky. Po obdržení nabídek lze v softwaru vybrat nejvýhodnější subdodavatele a jednoduše přenést ceny zpět do rozpočtu. Jakmile je subdodavatel vybrán, jeho smluvní ceny jsou už v systému a mohou se použít pro další controlling. Odpadá dvojí zadávání údajů a vše na sebe navazuje.
VYUŽITÍ DAT Z MINULÝCH PROJEKTŮ
V euroCALCu se postupně buduje firemní databáze dodavatelů a subdodavatelů, včetně jejich cenových záznamů a hodnocení spolupráce. Systém euroCALC umožňuje zpřístupnit údaje o tom, za jaké ceny byly realizovány podobné práce v minulosti, takže už v přípravě nabídky lze projekt poměřovat vůči historickým datům a využít informace o spolehlivosti a kvalitě subdodavatelů z předchozích akcí. Kombinace těchto údajů pomáhá vybrat nejen nejlevnější nabídku, ale i optimálního partnera z hlediska rizik.
„Díky uvedeným funkcím klesá administrativa spojená s tendrováním. Mnoho úkonů, které dříve trvaly hodiny či dny, proběhne automaticky během zlomku času. Uživatelé uvádějí, že systém jim umožnil získat nejvýhodnější nabídky od subdodavatelů snadno a rychle,“ shrnuje Michal Špoljarič.
Podtrženo sečteno: Řízení poptávek subdodavatelů je první krok k úspěšnému zvládnutí stavebního projektu. Tradiční postupy často narážejí na časovou náročnost, neefektivitu a riziko chyb. Pomocí systémového řešení, jakým je například systém euroCALC, mohou stavební firmy získat lepší ceny, snížit administrativu a předejít problémům v realizaci. Pokud se chcete dozvědět víc, jak efektivně a s přehledem zvládnout tendrování subdodavatelů a realizovat úspěšné projekty napište na obchod@callida.cz.
-jik-
