Zasedačky, ve kterých se vede živý dialog a probíhá často klíčová pracovní komunikace, jsou ale také zdrojem frustrace. 30 % zaměstnanců se totiž obává selhání technologií v zasedací místnosti a 28 % nekompatibilního vybavení a následujících problémů, říkají data společnosti &MEETINGS.
„Zasedací místnost by měla být inspirativním a produktivním prostorem, kde se zaměstnanci mohou plně soustředit na své úkoly a spolupracovat efektivně. Pokud se zde necítí komfortně a bezpečně, má to jistě vliv jak na produktivitu jejich práce a v konečném důsledku i na to, jak se ve své práci cítí a zda zde dlouhodobě setrvají,“ říká Tomáš Pavlíček z Atmoskop.cz.
ZMATEK V KABELECH
Nepořádek a chaos v kabelech je evergreenem problémů v zasedačkách. Vyhledáním správného kabelu ztrácí drahocenný čas velké množství zaměstnanců. Někteří zaměstnanci a manažeři se snaží problémům předcházet a nosí si s sebou své vlastní kabely nebo zařízení umožňující bezdrátový přenos, což může do uspořádání schůzek vnášet chaos.
SELHÁNÍ ZVUKU
Problémy se zvukem jsou dalším častým předmětem stížností v zasedačkách a konferenčních místnostech. Ať už se jedná o ozvěny, špatnou slyšitelnost jednotlivých hlasů nebo mrtvé zóny, kde není slyšet vůbec. Špatná kvalita zvuku v místnostech je dalším častým problémem, který narušuje jednání a frustruje všechny zúčastněné.
ŠPATNÁ KVALITA VIDEA
Špatná kvalita videa – nebo ještě hůř, žádné video – je další velkou frustrací a strašákem v konferenčních místnostech. Absence obrazu nebo zcela nekompatibilní zařízení mohou způsobit, že prezentace budou přerušovány nebo vůbec neproběhnou a schůzky tak nebudou produktivní.
KONFLIKT V PLÁNOVÁNÍ ZASEDAČKY
Ke konfliktům plánování využití zasedacích a konferenčních místností dochází při překrytí mezi dvěma nebo více událostmi, schůzkami nebo závazky, které jsou naplánovány na stejné místo, datum a čas. Když takové konflikty nastanou, je třeba některou událost upřednostnit a dochází k neefektivitám. Opačným problémem je, když plně obsazená zasedačka zeje prázdnotou, protože někdo zapomněl rezervaci zrušit.
„Efektivní cestou, jak překonat problémy se zasedacími a konferenčními místnostmi způsobující frustrace mnoha zaměstnancům je přechod na kompletně bezdrátové řešení. Moderní konferenční systémy umožňují bezproblémové připojení bez nutnosti změti kabelů a bezdrátové prezentační systémy pomohou v zasedačkách vytvořit efektivní a bezpečné prostředí,“ říká Michal Černý ze společnosti Audiopro. „Zde se opravdu firmám vyplácí řešit vybavení zasedací místnosti komplexně jako celek, kdy odborníci vyladí všechna slabá místa tak, aby se zaměstnanci vyhnuli problémům,“ dodává.
NOVÉ TECHNOLOGIE VYŽADUJÍ NOVÉ ŠKOLENÍ
Jedinou cestou, jak se mohou zaměstnanci zbavit problémů se zasedačkami a frustrace z technických problémů, je udržet krok s dobou, jak co se týče vybavení, tak i vědomostí zaměstnanců. „Pořizování nejmodernějšího vybavení, které pomáhá překonávat problémy technologických záludností zasedacích a konferenčních místností, s sebou nese nutnost, neustálého proškolování zaměstnanců tak, aby byli schopni nejmodernější zařízení spolehlivě ovládat a využívat,“ říká Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy GOPAS.
-jik-
